Pateikiame hipotetinę situaciją: įmonės bendrąją el. pašto dėžutę trečiadienio popietę pasiekia emocingas klientų laiškas, kuriame pirkėjas piktinasi, kad jo užsakytos prekės vėluoja jau trečią parą, o klientų aptarnavimo linija neatsako. Atsakingas darbuotojas tuo metu sprendžia kelias kitas skubias užduotis, todėl įtampa auga, o laiko galvoti, kaip mandagiai ir konstruktyviai atsakyti, visiškai nėra. Tai pavyzdys, o ne autoriaus patirtis, puikiai atspindintis kasdienį biuro iššūkį, kurį galima efektyviai suvaldyti pasitelkus dirbtinį intelektą.

Pirmasis sprendimas: greitas ir neapgalvotas tekstų generavimas

Dažna klaida tokioje situacijoje – tiesiog įklijuoti piktą kliento laišką į DI pokalbių langą ir parašyti trumpą komandą: „Parašyk mandagų atsakymą, kad viskas bus gerai“.

  • Rezultatas dažniausiai būna pernelyg saldus, pilnas dirbtinio entuziazmo ir abstrakčių frazių.
  • Tekste trūksta konkrečių faktų apie tikrąją vėlavimo priežastį ar pristatymo datą.
  • Klientui susidaro įsivaizdavimas, kad su juo kalba beasmenis robotas, o tai dažnai tik dar labiau padidina įtampą.

Antrasis sprendimas: struktūruota užklausa su aiškiomis gairėmis

Kur kas geresnių rezultatų pasiekiama, kai DI gauna ne tik pačią problemą, bet ir aiškius rėmus bei norimą toną. Pavyzdžiui, užklausoje galima nurodyti: „Esu el. parduotuvės vadybininkas. Gavau šį piktą klientų laišką dėl vėluojančio užsakymo [įklijuoti laišką]. Paruošk trumpą, ramų ir dalykišką atsakymą. Paaiškink, kad vėlavimas kilo dėl kurjerių tarnybos nesklandumų, bet siunta bus pristatyta rytoj iki pietų. Atsiprašyk už nepatogumus ir pasiūlyk nemokamą pristatymą kitam užsakymui. Tonas turi būti profesionalus ir empatiškas, be teisinio ar biurokratiško žargono.“

Kaip teisingai pritaikyti ir patikrinti galutinį tekstą

Gavus sugeneruotą juodraštį, svarbu jį kritiškai peržvelgti per kelis aspektus. Pirmiausia patikrinkite, ar visi nurodyti pažadai – šiuo atveju pristatymas rytoj ir nemokamas pristatymas – tikrai atitinka realias įmonės galimybes. Jei atsakymas atrodo per daug sausas, galima paprašyti DI sušvelninti tam tikras frazes arba sutrumpinti tekstą iki kelių esminių sakinių. Toks darbas kartu su dirbtiniu intelektu leidžia per kelias minutes paruošti profesionalią ir ramią reakciją net į pačius sudėtingiausius klientų laiškus.